Ogłoszenie na obszarze kraju stanu epidemii spowodowało wprowadzenie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, wśród nich zobowiązano dyrektorów m.in. „do ustalenia sposobu dokumentowania realizacji zadań jednostki systemu oświaty” (rozp. z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19). Oznaczało to, że w sytuacji, jakiej się znaleźliśmy, przestał obowiązywać dotychczasowy model dokumentowania, a dyrektorzy szkół opracowali nowy sposób realizacji tej czynności. Rozwiązania (sposoby realizacji), wprowadzone np. procedurą, mogły być różne np. w formie elektronicznej lub innej według opracowanego wzoru. Sposób przyjęty w szkołach jest zatem realizacją zadania zawartego w rozporządzeniu i wymienionego powyżej. 

W tym miejscu należy również przypomnieć, że w myśl § 26 rozporządzenia MEN w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji dyrektor szkoły ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania. Ma więc prawo do szczegółowego określenia sposobu jej prowadzenia przez zatrudnianych w szkole nauczycieli.

Czas przechowywania dokumentów w szkole reguluje natomiast rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743 z późn. zm.). W rozporządzeniu, o którym mowa wyżej, dokonano podziału na dokumentację archiwalną (oznaczoną symbolem A) oraz niearchiwalną (oznaczoną symbolem B). Cała dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez szkoły i placówki oświatowe jest niearchiwalna, tzn. nie wchodzi do państwowego zasobu archiwalnego, natomiast przez określony czas powinna być przechowywana w placówce. Szkoły jako samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania i stosowania instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikującego dokumentację szkolną według symboli zawartych w rozporządzeniu i określającego, jak długo dane dokumenty winny być przechowywane. Dziennik jest dokumentem urzędowym przechowywanym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w danej szkole i należy do kategorii B5, jako dokumentacja niearchiwalna o czasowej wartości praktycznej. Zatem dzienniki przechowujemy w szkole przez 5 pełnych lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło zakończenie danego roku szkolnego.

Podsumowując, prowadzenie dzienników lekcyjnych, ich sposób uzupełniania ze względu na czasowe ograniczenia funkcjonowania szkół na mocy obowiązującego rozporządzenia został ustalony przez dyrektora szkoły. Od tego momentu jest dokumentacją przebiegu nauczania, która zgodnie z przytoczonymi powyżej zapisami jako dokumentacja o czasowej wartości praktycznej jest przechowywana w szkole przez okres 5 lat. Dokumentacja wytworzona w czasie pracy na odległość jest dokumentacją przebiegu nauczania przyjętą w tym czasie przez szkołę. Ponieważ brak jest wytycznych MEN dotyczących postępowania z dziennikami lekcyjnymi w okresie zdalnego nauczania i po jego ustaniu, to stosowne decyzje w tej sprawie podejmuje dyrektor szkoły. W aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku uzupełnienia wpisów w dziennikach lekcyjnych znajdujących się w szkole o zapisy dokonane przez nauczycieli w ramach zdalnego nauczania w sposób ustalony przez dyrektora szkoły. Istotne natomiast jest, aby dokumentacja przebiegu nauczania była prowadzona w sposób gwarantujący rzetelność i zgodność ze stanem faktycznym dokonywanych w nim zapisów.

Powyższe rozważania dotyczą w szczególności szkół, które prowadzą przede wszystkim tradycyjne, papierowe dzienniki lekcyjne.  

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19(Dz. U. z 2020 r. poz. 493 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. z 2020 poz. 410 ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Kultury I Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743 z późn. zm.).

Bożena Browawrczyk

29-05-2020