Kto z pracowników i w jakich przypadkach ma dostęp do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)?

Fundusz socjalny uregulowany został na mocy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r., poz.1352, dalej jako ustawa o zfśs) oraz zapisami ustawy Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 2215). Środki gromadzone w ramach funduszu mają być przeznaczane na regulowane ustawą o zfśs wsparcie socjalne uprawnionych pracowników.

Obowiązek i podstawy tworzenia funduszu przez pracodawców

Każdy z pracodawców z sektora jednostek budżetowych i samorządowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników oraz pracodawcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają w przeliczeniu na pełne etaty min. 50 pracowników obowiązani są prowadzić fundusz socjalny (por. art.1 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs). Obowiązek tworzenia funduszu przez pozostałych pracodawców uregulowany został szczegółowo w art. 3 ust. 1c i 3 ustawy o zfśs.

Co do zasady fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczny zatrudnionych i obecnie wynosi on 37,5 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (por. art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs). Karta nauczyciela w art. 53 ust. 1 i 2 zawiera jednak przepis stanowiący lex specialis wobec powyższej regulacji. Dla nauczycieli dokonuje się odpisu w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej określanej corocznie dla nauczycieli w ustawie budżetowej. Wysokość odpisu dokonywanego dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne wynosi 5% pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych. Środki na odpisy dla emerytów, rencistów oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne planowane są w budżecie państwa i przekazywane jednostkom samorządu terytorialnego w formie dotacji celowych na zadania własne. Odpisu na pracowników szkoły niebędących nauczycielami dokonuje się natomiast zgodnie z przepisami ustawy o zfśs. Zgodnie z ustawą o zfśs środki funduszu mogą być zwiększane o wymienione w art. 7 wpływy tj. np. darowizny czy wpływy z oprocentowanych pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe.

Komu przysługuje świadczenie z ZFŚS?

Ustawodawca nie wymienia enumeratywnie komu przysługują świadczenie w ramach funduszu. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W ustępie 2 wymienionego artykułu wskazano, iż zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Z orzecznictwa sądowego wynika, że pracodawca ma swobodę w wyborze kryteriów, na podstawie których ustali sytuację pracowników. Ma też swobodę w doborze instrumentów, przy pomocy których ustali położenie socjalne osób uprawnionych. Ustawa o zfśs nie nakłada obowiązku tworzenia tzw. komisji socjalnej, jednak może być ona powoływana na mocy wyżej opisanego regulaminu. Warto zaznaczyć, że na mocy art. 53 ust. 4 Karty Nauczyciela organ prowadzący szkołę może fakultatywnie tworzyć służbę socjalną, której zadaniem jest gospodarowanie funduszem.

Najważniejszym zadaniem pracodawcy jest wykazanie, że przed przyznaniem świadczenia z funduszu rzeczywiście uzależnił samo przyznanie świadczenia, a następnie jego wysokość, od faktycznego poznania sytuacji socjalnej pracownika (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22.06.2018 r., III AUa 1121/17). Ponadto w orzecznictwie podkreśla się, że przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę nie tylko wynagrodzenie pracownika, lecz także dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. Natomiast oparcie kryterium dostępności świadczeń z funduszu socjalnego wyłącznie z uwzględnieniem wysokości wynagrodzenia zasadniczego uzyskiwanego u płatnika nie spełnia wymogu badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, w szczególności na tle sytuacji życiowej innych pracowników uprawnionych (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 22.03.2017 r., III AUa 852/16). Przykładowymi kryteriami branymi pod uwagę przyznawaniu świadczeń są dochody przypadające na członka rodziny pracownika, ilość dzieci będących na jego utrzymaniu, sprawowanie opieki nad osobami bliskimi przez pracownika czy choroby w rodzinie pracownika i związane z tym wydatki. Czynnikami, które nie powinny być brane pod uwagę przy przyznawaniu świadczeń są zajmowane stanowisko czy wymiar czasu pracy pracownika.

Na co mogą przeznaczane środki z ZFŚS?

Środki funduszu administruje pracodawca, co nie oznacza jednak, że może on nimi dysponować zupełnie swobodnie. To na co przeznaczane są środki z funduszu socjalnego, pracodawca winien ująć w regulaminie funduszu. Regulamin określa również sposób dokumentowania posiadania danego statusu przez pracownika, a ustawa wskazuje, że odbywa się na podstawie oświadczenia pracownika. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych pracownika w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia poprzez złożenie oświadczeń i zaświadczeń (por. art. 8 ust. 1a i 2 ustawy o zfśs).

Środki w ramach funduszu przede wszystkim mogą być przeznaczane na różne formy wypoczynku pracowników i ich rodzin (np. wypoczynek dzieci, karnety na basen, zakładowe ośrodki wypoczynkowe), działalność kulturalno-oświatową (np. bilety do kina, teatru), wydatki na opiekę nad dziećmi w żłobkach lub przedszkolach czy też udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej pracownikowi (np. kupony podarunkowe). Charakter funduszu wyklucza finansowanie z jego środków jakichkolwiek wydatków nakierowanych na interes samego pracodawcy np. finansowanie dojazdów do pracy pracownika czy szkolenie pracownika.

Podstawa prawna:

Lucyna Węgłowska-Raczyńska

20-11-2019