Końcówka roku to czas, kiedy jak bumerang wraca temat kontroli zarządczej, będącej nieodzowna częścią sektora finansów publicznych, w tym także szkół i placówek oświatowych. Od kilku miesięcy pojawiały się głosy o szykowanych zmianach w tym zakresie, ale czy weszły one w życie i jest się czym przejmować? Odpowiedź w tekście poniżej.

Myśląc o zagadnieniu kontroli zarządczej, szczególnie o tej porze roku, u większości dyrektorów pojawiają się wątpliwości dotyczące dwóch kwestii: czy już były, a jeśli nie, to kiedy będą zmiany w przepisach oraz jakich zmian dokonać ewentualnie w dotychczasowym systemie kontroli zarządczej porównaniu do roku poprzedniego?

Pierwsza wiadomość jest bardzo dobra. Dotychczasowy projekt, który wprowadzić miał zmiany w omawianym w tym artykule zakresie został wycofany z prac legislacyjnych. Nie ma zatem potrzeby, póki co, zawracać sobie nim głowy, a tym bardziej doskonalić się w formie narad czy szkoleń. Z racji dużo ważniejszy problemów ustawodawca uznał, że zmiany w finansach publicznych dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej mogą po prostu poczekać. Jak długo? Tego nie wiemy, ale wiemy ze z pewnością, że 2021 i zadania dyrektora w tym zakresie będą takie same jak w latach poprzednich.

Dużo ważniejszą kwestią jest zakres zmian jakich ewentualnie dokonać należy w swoim systemie kontroli zarządczej, tak aby nadal był on aktualny i efektywny, a tym samym uprawniającym do złożenia corocznego oświadczenia z oceną A. To, co różni ten rok od poprzednich, to z pewnością szaleńcza epidemia COVID-19 oraz wywołane tym zmiany w funkcjonowaniu placówek.

Pierwszą nowością w dotychczasowym systemie kontroli zarządczej będą zatem wprowadzane już od wiosny regulacje w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa pracy i nauki w reżimie sanitarnym oraz pracy zdalnej. 

Przypomnę, że na okoliczność zawieszenia zajęć w marcu oraz przejścia na tryb pracy zdalnej do końca zeszłego roku szkolnego, większość placówek opracować i wdrożyć musiała miedzy innymi regulaminy nauki zdalnej czy tez regulaminy pracy zdalnej dla nauczycieli oraz pracowników obsługi. Powrót do tradycyjnej formy nauki i pracy od 1 września wymusił z kolei na każdej jednej placówce posiadanie stosownych procedur bezpieczeństwa uwzględniających wytyczne MEN, MZ oraz GIS. Ostatnim nowym dokumentem, niezbędnym od niedawna w większości placówek, jest nowy regulamin pracy zdalnej. Tym razem Dyrektorzy z nauczycielami opracować musieli dużo bardziej obszerny dokument niż ten na wiosnę, bo obejmujący przecież między innymi kwestie oceniania, uzasadniania nieobecności czy programów nauczania, a także pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

Wszystkie te dokumenty, wprowadzone przecież zarządzeniem dyrektora, stanowią nowe, niezbędne elementy systemu kontroli zarządczej każdej placówki i jako takie wykazane być powinny chociażby w ramach 12 wymagania KZ, a więc „dokumentowanie KZ”.

Poza nową dokumentacją, rok 2020 to potrzeba aktualizacji jeszcze jednego aspektu w Państwa kontroli zarządczej, a mianowicie zarządzania ryzykiem. Jest to kwestia niezwykle istotna, gdyż dotyczy aż trzech obowiązkowych wymagań kontroli zarządczej to jest: 7 identyfikacja ryzyka, 8 analiza ryzyka oraz oczywiście 9 plan reakcji na ryzyko. 

Tym samym, do istniejącej już listy zdiagnozowanych ryzyk, rozważyć należy dodanie przede wszystkim ryzyka wystąpienia epidemii COVID-19, a także ryzyk będących pochodna takiej sytuacji. Mowa tu o nowych lub dużo bardziej prawdopodobnych ryzykach: niezrealizowania podstawy programowej, braku kadry pedagogicznej (choroby, kwarantanna), awarii systemów informatycznych, aplikacji i wielu, wielu innych. 

Zadaniem dyrektora powinno być zastanowienie się z jednej strony jakie nowe ryzyka się pojawiły, z drugiej zaś czy w roku 2020 te już wcześniej zdiagnozowane nie zyskały na prawdopodobieństwie wystąpienia. 

Doskonałym miejscem na ujęcie tego jest obowiązkowa analiza ryzyka, gdzie poza ich zidentyfikowaniem, określa się przecież prawdopodobieństwo oraz skutki ich wystąpienia.

Podsumowując, nie należy w najbliższym czasie poszukiwać wiedzy na temat zmian w zakresie kontroli zarządczej, bo do nich jeszcze daleko, a i kształt tych zmian pozostaje niepewny – do projektowanych zmian w tym zakresie zgłoszono wiele propozycji ich modyfikacji. W zamian za to dużo lepiej przyjrzeć się istniejącemu systemowi kontroli i zaktualizować go o wspomniane powyżej elementy.

Dominik Linowski

02-11-2020

Koniec roku dla dyrektora to okres wzmożonej pracy. Co roku przeprowadza on szereg typowych czynności związanych z zarządzaniem szkołą, kadrami, finansami. Przedstawiam najważniejsze zadania dyrektora, które stoją przed dyrektorem szkoły w okresie od grudnia 2020 do stycznia 2021 roku.

1. Zaplanowanie realizacji niewykorzystanych środków budżetowych

Wykonanie wstępnego bilansu dochodów i wydatków za rok budżetowy oraz zaplanowaniu realizacji niewykorzystanych środków budżetowych.

Podstawa prawna: 

• § 10- § 13 rozporządzenia ministra finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1718)

2. Przekazanie projektu planu finansowego szkoły do organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego prowadzącego szkołę, po uprzednim jego zaopiniowaniu przez radę szkoły, radę pedagogiczną i radę rodziców

Podstawa prawna:

• § 6 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1718); art. 68 ust. 1 pkt 5, art. 70 ust. 2 pkt 2, art. 80 ust. 2 pkt 2 i art. 84 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

3. Określenie terminu wystawienia ocen klasyfikacyjnych i terminu zebrania plenarnego rady pedagogicznej

Podstawa prawna: 

• art. 69 ust. 4-6 ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 910 ze zm.).

4. Rozpoczęcie archiwizowania akt szkoły

Termin nie wynika z przepisów – ustala dyrektor. Zakończenie i przekazanie dokumentów do archiwum powinno nastąpić w kwietniu 2021 r.

Podstawa prawna: 

• art. 34 ust. 1-2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), § 5 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, Instrukcja kancelaryjna szkoły (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 246 ze zm.).

5. Przeprowadzenie inwentaryzacji majątku szkoły

Kontrolę stanu magazynów i wyposażenia placówki oraz stanu kasy należy zakończyć do 15 stycznia następnego roku. Przepisy prawa nie wyłączyły obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej metodą spisu z natury w czasie obowiązywania stanu epidemii, ani nie przewidują innych terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Oznacza to, że inwentaryzacja powinna zostać również w tym roku przeprowadzona na ogólnych zasadach z zachowanie reżimu sanitarnego.

Podstawa prawna:

• art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 352 ze zm.).

6. Ustalenie planu urlopów wypoczynkowych pracowników niepedagogicznych

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się tzw. urlopu na żądanie. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę -dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.  Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Podstawa prawna: 

• art. 163 § 1 - § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.).

7. Ustalenie planu urlopów dyrektora, wicedyrektora oraz nauczyciela pełniącego inne stanowisko kierownicze w szkole, a także nauczycielowi, który przez okres co najmniej 10 miesięcy pełni obowiązki kierownicze w zastępstwie nauczyciela, któremu powierzono stanowisko kierownicze

Kadra kierownicze szkoły wykorzystuje urlop w terminie ustalonym w planie urlopów. Jeśli jednak urlop nie będzie mógł się rozpocząć w terminie przewidzianym w planie urlopów z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, to urlop wypoczynkowy ulegnie przesunięciu na termin późniejszy. Karta Nauczyciela wskazuje takie sytuacje.

Podstawa prawna: 

• art 64 ust. 2a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.).

8. Wydanie decyzji w sprawie nadania lub odmowy nadania stopnia awansu zawodowego

Nauczycielowi, który złoży wniosek o podjęcie postępowania kwalifikacyjnego lub egzaminacyjnego do 31 października, właściwy organ wydaje decyzję o nadaniu lub odmowie nadania stopnia awansu zawodowego do końca roku.

Podstawa prawna:

• art. 9b ust. 3a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 2215 ze zm.).

9. Skorygowanie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Dotyczy to pracodawców, u których zmienił się w ciągu roku stan zatrudnienia. Korekta powinna uwzględniać faktyczną przeciętną liczbę osób zatrudnionych w danym roku. W kwestii sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych, w celu naliczania odpisu należy stosować rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Podstawę naliczania odpisu podstawowego na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy)

Podstawa prawna:

• art. 5 ust. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1070).

10. Ocena pracowników samorządowych

Pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, podlega okresowej ocenie. Oceny na piśmie dokonuje bezpośredni przełożony pracownika samorządowego, nie rzadziej niż raz na 2 lata i nie częściej niż raz na 6 miesięcy.

Podstawa prawna: 

• art. 27 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1282 ze zm.).

Dariusz Skrzyński

21-12-2020