Końcówka roku to czas, kiedy jak bumerang wraca temat kontroli zarządczej, będącej nieodzowna częścią sektora finansów publicznych, w tym także szkół i placówek oświatowych. Od kilku miesięcy pojawiały się głosy o szykowanych zmianach w tym zakresie, ale czy weszły one w życie i jest się czym przejmować? Odpowiedź w tekście poniżej.
Myśląc o zagadnieniu kontroli zarządczej, szczególnie o tej porze roku, u większości dyrektorów pojawiają się wątpliwości dotyczące dwóch kwestii: czy już były, a jeśli nie, to kiedy będą zmiany w przepisach oraz jakich zmian dokonać ewentualnie w dotychczasowym systemie kontroli zarządczej porównaniu do roku poprzedniego?
Pierwsza wiadomość jest bardzo dobra. Dotychczasowy projekt, który wprowadzić miał zmiany w omawianym w tym artykule zakresie został wycofany z prac legislacyjnych. Nie ma zatem potrzeby, póki co, zawracać sobie nim głowy, a tym bardziej doskonalić się w formie narad czy szkoleń. Z racji dużo ważniejszy problemów ustawodawca uznał, że zmiany w finansach publicznych dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej mogą po prostu poczekać. Jak długo? Tego nie wiemy, ale wiemy ze z pewnością, że 2021 i zadania dyrektora w tym zakresie będą takie same jak w latach poprzednich.
Dużo ważniejszą kwestią jest zakres zmian jakich ewentualnie dokonać należy w swoim systemie kontroli zarządczej, tak aby nadal był on aktualny i efektywny, a tym samym uprawniającym do złożenia corocznego oświadczenia z oceną A. To, co różni ten rok od poprzednich, to z pewnością szaleńcza epidemia COVID-19 oraz wywołane tym zmiany w funkcjonowaniu placówek.
Pierwszą nowością w dotychczasowym systemie kontroli zarządczej będą zatem wprowadzane już od wiosny regulacje w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa pracy i nauki w reżimie sanitarnym oraz pracy zdalnej.
Przypomnę, że na okoliczność zawieszenia zajęć w marcu oraz przejścia na tryb pracy zdalnej do końca zeszłego roku szkolnego, większość placówek opracować i wdrożyć musiała miedzy innymi regulaminy nauki zdalnej czy tez regulaminy pracy zdalnej dla nauczycieli oraz pracowników obsługi. Powrót do tradycyjnej formy nauki i pracy od 1 września wymusił z kolei na każdej jednej placówce posiadanie stosownych procedur bezpieczeństwa uwzględniających wytyczne MEN, MZ oraz GIS. Ostatnim nowym dokumentem, niezbędnym od niedawna w większości placówek, jest nowy regulamin pracy zdalnej. Tym razem Dyrektorzy z nauczycielami opracować musieli dużo bardziej obszerny dokument niż ten na wiosnę, bo obejmujący przecież między innymi kwestie oceniania, uzasadniania nieobecności czy programów nauczania, a także pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
Wszystkie te dokumenty, wprowadzone przecież zarządzeniem dyrektora, stanowią nowe, niezbędne elementy systemu kontroli zarządczej każdej placówki i jako takie wykazane być powinny chociażby w ramach 12 wymagania KZ, a więc „dokumentowanie KZ”.
Poza nową dokumentacją, rok 2020 to potrzeba aktualizacji jeszcze jednego aspektu w Państwa kontroli zarządczej, a mianowicie zarządzania ryzykiem. Jest to kwestia niezwykle istotna, gdyż dotyczy aż trzech obowiązkowych wymagań kontroli zarządczej to jest: 7 identyfikacja ryzyka, 8 analiza ryzyka oraz oczywiście 9 plan reakcji na ryzyko.
Tym samym, do istniejącej już listy zdiagnozowanych ryzyk, rozważyć należy dodanie przede wszystkim ryzyka wystąpienia epidemii COVID-19, a także ryzyk będących pochodna takiej sytuacji. Mowa tu o nowych lub dużo bardziej prawdopodobnych ryzykach: niezrealizowania podstawy programowej, braku kadry pedagogicznej (choroby, kwarantanna), awarii systemów informatycznych, aplikacji i wielu, wielu innych.
Zadaniem dyrektora powinno być zastanowienie się z jednej strony jakie nowe ryzyka się pojawiły, z drugiej zaś czy w roku 2020 te już wcześniej zdiagnozowane nie zyskały na prawdopodobieństwie wystąpienia.
Doskonałym miejscem na ujęcie tego jest obowiązkowa analiza ryzyka, gdzie poza ich zidentyfikowaniem, określa się przecież prawdopodobieństwo oraz skutki ich wystąpienia.
Podsumowując, nie należy w najbliższym czasie poszukiwać wiedzy na temat zmian w zakresie kontroli zarządczej, bo do nich jeszcze daleko, a i kształt tych zmian pozostaje niepewny – do projektowanych zmian w tym zakresie zgłoszono wiele propozycji ich modyfikacji. W zamian za to dużo lepiej przyjrzeć się istniejącemu systemowi kontroli i zaktualizować go o wspomniane powyżej elementy.
Dominik Linowski
02-11-2020
