Zakres zmian

Definicja pracy zdalnej

Praca wykonywana:

·      całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania),

·      w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. komunikator internetowy, e-mail, telefon, aplikacja do wideokonferencji).

Miejsce pracy zdalnej

Miejscem pracy zdalnej niekoniecznie musi być dom pracownika. Miejsce to będzie najpierw wskazywał sam pracownik, po czym będzie je uzgadniał z pracodawcą. Bez tego uzgodnienia nie będzie mowy o pracy zdalnej

Praca zdalna na polecenie pracodawcy (obligatoryjna dla pracownika)

W określonych przypadkach pracodawca będzie mógł zobligować pracownika do wykonywania pracy zdalnej – w okresie:

·      obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

·      w którym z powodu siły wyższej (np. katastrofy naturalnej, wojny itp.) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe.

Praca zdalna na wniosek pracownika (obligatoryjna dla pracodawcy)

Pracownik będzie mógł wnioskować o pracę zdalną, jednak jego żądanie co do zasady nie będzie wiążące. Wyjątkiem będzie wniosek:

·      pracownic w ciąży,

·      pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie wieku 4 lat,

·      rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

·      rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

·      rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,

·      pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym (posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności).

Odmowa uwzględnienia wniosku wskazanych osób będzie możliwa tylko w przypadku, gdy jego realizacja nie będzie możliwa z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Rezygnacja z pracy zdalnej

Z pracy zdalnej będzie mógł zrezygnować zarówno pracownik jak i pracodawca. Wystarczy złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wniosek będzie można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej, w każdym czasie. W następstwie złożenia wniosku trzeba będzie ustalić termin powrotu do pracy stacjonarnej, nie późniejszy niż 30-dniowy.

Rezygnacja z pracy zdalnej w tym trybie nie będzie możliwa:

·      w przypadku skierowania do tej pracy na polecenie pracy (pracodawca może cofnąć w każdym czasie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniemz0,

·      na wniosek pracodawcy – jeżeli pracy zdalnej w sposób wiążący żądał pracownik.

Zasady pracy zdalnej

W zależności od tego, w jakim trybie dochodzi do wprowadzenia pracy zdalnej, zasady tej pracy trzeba określić w odpowiednich dokumentach:

•     w porozumieniu (gdy działają związki),

•     regulaminie pracy zdalnej (gdy nie ma związków),

•     poleceniu pracodawcy lub w porozumieniu z pracownikiem (gdy nie zostało zawarte porozumienie z zakładową lub reprezentatywną organizacją związkową albo nie został wydany regulamin).

Zakres informacji jakie mają zawierać poszczególne dokumenty został określony w przepisach.

Informacji o warunkach zatrudnienia dla pracownika

W zależności od tego na jakim etapie zatrudnienia będzie wdrożona praca zdalna trzeba przekazać pracownikowi określone informacje. I tak:

•      przy zawieraniu umowy o pracę informacja o warunkach zatrudnienia powinna dodatkowo zawierać co najmniej: jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną (np. filię szkoły); osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnioną do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (np. wicedyrektora);

•      w przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia zawartego w trakcie zatrudnienia oraz na podstawie polecenia pracodawcy, dyrektor będzie przekazywał pracownikowi ww. informacje, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

Koszty pracy zdalnej

Pracodawca będzie obowiązany:

1.     zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2.     zapewnić lub pokryć koszty pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, 

3.     pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

4.     pokryć inne niż określone w pkt 2 i 3 kosztybezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracodawcy albo porozumieniu zawartym z pracownikiem,

5.     zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.

Strony mogą ponadto ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi wykorzystującemu własny sprzęt będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Urządzenia wykorzystywane przez pracownika do pracy zdalnej, niezapewnione przez pracodawcę, będą musiały spełniać wymagania określone w rozdziale IV Maszyny i inne urządzenia techniczne, działu dziesiątego Bezpieczeństwo i higiena pracy kodeksu pracy, a więc będą musiały zapewniać bezpieczeństwo pracy.

Obowiązek pokrycia kosztów, o których mowa w ww. pkt 2, 3, 4 albo wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

RODO

Pracodawca będzie obowiązany określić procedury ochrony danych osobowych przyjmowanych przez pracodawcę na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Natomiast pracownik wykonujący pracę zdalną będzie musiał potwierdzić zapoznanie się z ww. procedurami oraz ich przestrzegać.

Kontrola wykonywania pracy

Pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy przez pracownika zdalnego, w zakresie bhp i w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zasady tej kontroli muszą być określone odpowiednio w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu z pracownikiem.

Kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Prawo do przebywania na terenie szkoły

Przewidziano przepisy gwarantujące pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawa do przebywania na terenie szkoły, a także kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Okazjonalna praca zdalna

Z okazjonalną pracą zdalną będziemy mieć do czynienia w przypadku pracy wykonywanej:

·      wyłącznie na wniosek pracownika,

·      przez okres łącznie nie dłuższy niż 24 dni w roku kalendarzowym.

W przypadku pracownika wykonującego pracę zdalną okazjonalnie nie będą stosowane:

•      porozumienie ani regulamin dotyczący wykonywania pracy zdalnej,

•      obowiązek rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia,

•      możliwość wycofania się z realizacji pracy zdalnej,

•      obowiązek pracodawcy pokrycia kosztów pracy zdalnej,

•      obowiązek pracodawcy zapewnienia pomocy, a także materiałów i narzędzi pracy,

•      zwolnienie z obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych BHP.

Natomiast pracodawca nadal będzie musiał m.in. zapewnić pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Poza tym będzie mógł taką pracę kontrolować, tak jak w przypadku zwykłej pracy zdalnej.