Kodeks pracy w art. 104 (3) wskazuje, że:
§ 1. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.
Zatem pracownicy pozostający w zatrudnieniu w momencie dokonywania zmian w regulaminie pracy (również przez wprowadzenie nowej treści regulaminu pracy) nie podpisują oświadczeń o zapoznaniu się ze zmianami. Oświadczenia takie są wymagane wyłącznie od osób nowozatrudnianych u danego pracodawcy. W cześć B akt osobowych umieszcza się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: z treścią regulaminu pracy (art. 104 (3) § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy).
Zatem jeżeli w aktach osobowych nie ma tego dokumentu bo nie było regulaminu pracy lub był regulamin, ale nie odebrano oświadczenia od pracownika, to należy to uzupełnić. Jeżeli jednak takie oświadczenia już były, to nie ma potrzeby uzupełniać o nowe.
Nalezy też pamiętać, że warunkiem wejścia regulaminu pracy w życie jest jego promulgacja – czyli właściwe ogłoszenie. Użyte przez ustawodawcę określenie „w sposób przyjęty przez danego pracodawcę” daje jednocześnie dyrektorowi swobodę co do wyboru formy owego ogłoszenia, należy jednak podkreślić, że konieczne jest takie ogłoszenie regulaminu, aby nie było wątpliwości, że pracownicy mieli możliwość zapoznania się z jego treścią.
Mowa tu o sposobie, który pracodawca zwykle wykorzystuje, aby powiadomić pracowników o faktach powszechnie ich dotyczących. Może to być tablica ogłoszeń, wiadomość elektroniczna rozesłana do wszystkich pracowników objętych regulaminem pracy itp.
Niezapoznanie z treścią regulaminu stanowi bowiem okoliczność usprawiedliwiającą postępowanie pracowników w sposób niezgodny z jego treścią.
Podstawa prawna:
Dariusz Skrzyński
30-03-2022
