W związku z przechowywaniem upoważnień pracowników do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniami o przeszkoleniu i zachowaniu poufności, proszę o wskazówki, jak określać czas przechowywania upoważnień osób, z którymi pracodawca zakończył współpracę. Istnieją sprzeczne interpretacje w tym zakresie (od przechowywania upoważnień przez okres dotyczący archiwizowania akt osobowych pracownika do stanowiska mówiącego o konieczności usuwania upoważnień zaraz po zakończeniu zatrudnienia pracownika).

Decydujące dla udzielenia odpowiedzi na postawione pytanie jest określenie, na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzane są dane osobowe pracowników zawarte w upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych.

Wydawanie upoważnień może być jednym ze środków organizacyjnych, którego celem jest zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych i kontroli nad tym, kto, z jakich powodów i w jaki sposób ma dostęp do przetwarzanych danych osobowych oraz jakich czynności może na nich dokonywać. Przyjmowane przez administratora środki (działania) powinny służyć m.in. zapobieganiu nieuprawnionemu wprowadzaniu danych osobowych oraz nieuprawnionemu oglądaniu, zmienianiu lub usuwaniu przechowywanych danych osobowych oraz zapewnieniu, że osoby uprawnione będą mieć dostęp wyłącznie do danych osobowych objętych posiadanym przez siebie uprawnieniem. Dzięki tym środkom osoby, które zostały dopuszczone do przetwarzania danych, zostają poinformowane, jaki jest zakres ich uprawnień co do przetwarzania danych osobowych.

Przepisy RODO nie wskazują na konieczność nadawania upoważnień w formie pisemnej, ale może to wynikać z przepisów szczególnych. Przykładem przepisu nakładającego obowiązek sporządzenia upoważnienia w formie pisemnej jest art. 22^1b § 3 Kodeksu pracy, który wskazuje, że do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Jak wynika z § 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych należy przetrzymywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym np. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.

Przytoczony przepis jest podstawą do przechowywania w części B akt osobowych pracownika upoważnień nadawanych pracownikom zarówno w związku z wykonaniem obowiązku określonego w art. 22^1b § 3 Kodeksu pracy, jak i w przypadku gdy pracodawca nadaje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, traktując je jako jeden ze środków organizacyjnych, którego celem jest zapewnienie odpowiedniej ochrony danych i kontroli nad procesem ich przetwarzania.

W sytuacji, gdy upoważnienia stanowią część określonej dokumentacji, czas ich przechowywania może wynikać z przepisów określających zasady i sposób prowadzenia takiej dokumentacji. W przypadku, gdy są one częścią dokumentacji pracowniczej (akt osobowych) należy odwołać się do przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisów ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, które przewidują skrócenie (w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony) dotychczas obowiązujących terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/225/2305

18-02-2022