Wyjaśnienia PUODO:

"Nasz pracodawca przyjął regulamin ZFŚS, który nie przewiduje powołania komisji socjalnej, a jedynie udział przedstawicieli związku zawodowego w procesie oceny wniosków o przyznanie świadczeń z tego funduszu. Zgodnie z tym regulaminem związki zawodowe pisemnie wyznaczają swojego przedstawiciela do udziału w opiniowaniu przyznawania indywidualnych świadczeń z ZFŚS. Zastanawiamy się (zwłaszcza w kontekście odpowiedzi na pytanie Czy związek zawodowy może mieć dostęp do danych z wniosków o przyznanie świadczeń z ZFŚS?), czy w takim przypadku regulamin ZFŚS jako źródło prawa pracy może być podstawą udostępnienia danych zawartych we wnioskach pracowników przedstawicielom związku zawodowego.

Ponadto zastanawiamy się, czy jeżeli wniosek o przyznanie świadczeń z ZFŚS składa emeryt, to czy wówczas przedstawiciel związku zawodowego powinien mieć do dostęp do danych zawartych we wniosku?

W myśl art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1-lb, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Postanowienia regulaminu ZFŚS określają zatem, na jakich zasadach, komu i w jaki sposób (w tym: z udziałem jakich osób) przyznawane są świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wiele podmiotów w postanowieniach regulaminu ZFŚS określa zadania i skład komisji socjalnych. W skład tych komisji często wchodzą również przedstawiciele związku zawodowego. W jednym z komentarzy wskazano, iż w przypadku, kiedy u pracodawcy funkcjonuje komisja socjalna, to „w celu prawidłowej realizacji zadań nałożonych na komisję, powinna ona mieć w swoim składzie pracodawcę lub jego przedstawiciela, przedstawiciela pracowników i przedstawiciela związków zawodowych." (Barbara Tomaszewska, Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, komentarz do art. 8). Prawidłowość wydawania środków z ZFŚS podlega bowiem kontroli związków zawodowych na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z tym przepisem związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot ZFŚS środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ww. ustawy lub o przekazanie należnych środków na ten Fundusz.

W sytuacji opisanej w przedstawionym pytaniu, pracodawca nie przewidział w regulaminie ZFŚS powołania komisji socjalnej, ale przewidział inne, zgodne z przepisami prawa pracy rozwiązanie, czyli udział przedstawicieli związków zawodowych w opiniowaniu przyznawania indywidualnych świadczeń poszczególnym osobom. Jeżeli regulamin ZFŚS przewiduje, że związki zawodowe pisemnie wyznaczają do tego zadania swojego przedstawiciela, wówczas taki przedstawiciel może i powinien mieć dostęp do danych osobowych zawartych we wniosku o przyznanie świadczenia.

Dodać należy, że odnośnie do regulaminu ZFŚS jako źródła prawa pracy i kwestii, które mogą być w nim uregulowane wypowiadał się Sąd Najwyższy w wyroku z 6 grudnia 2001 r. (I PKN 355/00), w którym wskazał, że: :„Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest (…) wewnątrzzakładowym aktem normatywnym, konkretyzującym zasady gospodarowania środkami funduszu, przeznaczania tych środków na różne rodzaje działalności socjalnej i przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych, w tym także o charakterze roszczeniowym.”

Dodać należy, że wyznaczony przez związek zawodowy przedstawiciel będzie również uprawniony do opiniowania wniosku o przyznanie świadczenia, który został złożony przez emeryta. Jak wskazuje art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ww. ustawy, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu."

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/225/2200

Jeśli są Państwo zainteresowani zapoznaniem się i zgłębieniem swojej wiedzy na temat przyznawania świadzceń socjalnych w grudniu zapraszamy na szkolenia "ZFŚS od A do Z". W programie:

• Regulamin działalności socjalnej (treść, jak unikać błędnych zapisów w regulaminie ZFŚS, uzgodnienia treści z organizacja związkową) – gotowy aktualny wzór ZFŚŚ.
• Administrowanie ZFŚS (komisja socjalna).
• Osoby uprawnione do korzystania ze środków ZFŚS.
• Rodzaje świadczeń finansowanych z ZFŚS.
• Przyznawanie świadczeń z ZFŚS (kryterium socjalne, uzgadnianie z organizacją związkową, procedura, ustalanie dochodu na potrzeby ZFŚŚ).
• Zasady różnicowania świadczeń ZFŚS.
• ZFŚS a kwestie podatkowe.
• Dokumentowanie prowadzonego funduszu.
• Ochrona danych osobowych a ZFŚS.
• Studium przypadków.
• Pytania i odpowiedzi.

3-11-2021