Nowy art. 8 ust. 1a, dodany do ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie wpływa na zmianę stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącego zasad przetwarzania danych osobowych na potrzeby korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zgodnie z przepisami tej ustawy, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Zgodnie natomiast z art. 8 ust. 1 ww. ustawy pracodawca ma obowiązek uzależnić udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Przy ustalaniu wysokości świadczenia znaczenie ma sytuacja życiowa i materialna wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli zatem przyznawanie świadczeń jest uzależnione od kryterium socjalnego, to oznacza, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo jej określenia, czyli przetwarzania danych osobowych pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Dodany do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych art. 8 ust. 1a określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się, m.in. na podstawie oświadczeń izaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej). Należy również wskazać, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, aby członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat jego sytuacji rodzinnej (w tym zdrowotnej) przedstawia pracownik.

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów pracodawcy przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia jemu jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie, niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. W dokumencie takim jak, np. PIT współmałżonka znajdują się również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. 

Zatem, mając na uwadze, że jedną z głównych zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO jest zasada minimalizacji danych, należy pamiętać, aby przetwarzane dane były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).

Źródło:

Numer 4/2019 Newslettera UODO dla inspektorów ochrony danych