Pracodawca albo ZUS mogą sprawdzić, co pracownik robi w trakcie zwolnienia lekarskiego. Czy dyrektor ma zawsze obowiązek kontrolować chorych pracowników oraz jak zweryfikować, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie z przeznaczeniem? Na te inne pytania odpowiadamy w poniższym tekście.
Kiedy dyrektor może kontrolować?
Nie tylko ZUS, ale także pracodawca może dokonać kontroli, w przypadku kiedy zatrudnia łącznie powyżej 20 pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych (art. 61 ust. 1 pkt 1 i art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Należy pamiętać, że chodzi o liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, a nie pełnych etatów.
Jeżeli szkoła zatrudnia mniejszą liczbę pracowników nie może samodzielnie skontrolować prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Może wystąpić do ZUS o przeprowadzenie kontroli swojego pracownika.
|
Kontroli mogą dokonywać:
|
Od 1 grudnia 2018 r. funkcjonują w obiegu jedynie elektroniczne zaświadczenia lekarskie (e-ZLA). Niekiedy możliwa jest jeszcze forma papierowa. W przypadku gdy lekarz wystawiający nie może wysłać zwolnienia elektronicznego z uwagi na brak dostępu do Internetu oraz w czasie wizyt domowych, będzie możliwe wystawienie zwolnienia w papierowej wersji - zaświadczenie lekarskie wydrukowane uprzednio z programu. Takie zaświadczenie lekarz ma obowiązek wprowadzić do systemu w ciągu trzech dni od daty wystawienia
E-zwolnienie można skontrolować od razu po jego wystawieniu. Dyrektor na profilu na PUE ZUS ma stały dostęp do informacji o zwolnieniach chorobowych pracowników. Ponadto może zwrócić się (za pomocą certyfikatu PUE ZUS lub profilu zaufanego ePUAP) natychmiast po otrzymaniu informacji o zwolnieniu lekarskim do ZUS o jego skontrolowanie lub samemu skontrolować wykorzystanie zwolnienia przez pracownika.
Przykład
W szkole w 2018 roku dozorca dostarczał krótkotrwałe zwolnienia lekarskie w formie papierowej. W 2019 roku po otrzymaniu zwolnienia elektronicznego dyrektor szkoły wystąpił do ZUS o jego kontrolę.
Uprawnienie czy obowiązek?
Szkoły zgłaszające do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych mogą (nie muszą) kontrolować pracowników. Kontrola stanowi dla nich uprawnienie. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku śledzenia pracownika na zwolnieniu lekarskim. Nie musi on w ogóle kontrolować pracownika, może bowiem to zrobić ZUS (nawet jeżeli ma zgłoszonych do ubezpieczenia powyżej 20 osób). Z przepisów nie wynika że pracodawca jest zobligowany do kontrolowania każdego z pracowników, którzy na zwolnieniach przebywają, a tym bardziej do przekazywania w tym zakresie cyklicznych informacji (raportów) do ZUS.
Przesłane przez ZUS w styczniu 2019 roku zobowiązanie do przekazywania wyników kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy należy potraktować jako prośbę o przekazywanie informacji o przeprowadzonych kontrolach. ZUS nie może wymagać tego od pracodawców. Informację taką można przekazać, jeśli w danym miesiącu kontrola była przez płatnika składek przeprowadzona. Jeśli płatnik nie przeprowadzał kontroli – nie przekazuje informacji do ZUS.
2 aspekty kontroli
Zaświadczenie lekarskie i sposób jego wykorzystania podlega kontroli pod dwoma aspektami:
- zaświadczenie sprawdzane jest pod względem formalnym,
- można sprawdzić prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, czy wykorzystywane jest godnie z jego celem.
Kontrola formalna dokumentu zaświadczenia
Kontrola formalna dotyczy dwóch obszarów:
- czy zwolnienie nie zostało sfałszowane: np. podrobione, przerobione, wystawione przez osobę inną niż lekarz (lub upoważnionych asystentów medycznych), nie stanowi wydruku elektronicznego zwolnienia e-ZLA,
- czy zwolnienie zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.
(§ 2, §3 i § 4 rozporządzenia MPiPS z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich).
Przykład
Przedłożony wydruk elektronicznego zwolnienia e-ZLA nie jest opatrzony podpisem i pieczątką lekarza.
W przypadku gdy pojawią się wątpliwości co do zgodności z zasadami i trybem wydawania zaświadczeń, dyrektor występuje do oddziału ZUS.
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy
Kolejnym aspektem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich.
Kontrola ta polega na sprawdzeniu, czy pracownik w trakcie zwolnienia lekarskiego:
1) z powodu choroby:
- nie wykonuje pracy zarobkowej lub
- nie wykorzystuje go w sposób sprzeczny z jego celem.
2) powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny:
- nie wykonuje pracy zarobkowej lub
- nie wykorzystuje go w sposób sprzeczny z jego celem.
- poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę; nie dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat
Co należy rozumieć przez pracę zarobkową?
Przez pracę zarobkową należy tutaj rozumieć świadczenie pracy u drugiego pracodawcy, pracę w ramach własnej działalności gospodarczej, a nawet wykonywanie czynności na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło.
Kiedy dochodzi do wykorzystania urlopu niezgodnie z jego celem?
Natomiast wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z celem (czyli powrotem do zdrowia) będzie polegało m.in. na tym, że w jego trakcie pracownik zajmuje się remontem mieszkania, wyjazdem na odpoczynek, opieką nad najbliższymi.
Warto również zwrócić uwagę na zalecenia lekarza. Często bowiem może on zaznaczyć, czy pacjent może chodzić, czy powinien leżeć. Generalnie w przypadku, gdy pracownik ma na zwolnieniu lekarskim adnotację, że może chodzić, może udać się na zakupy do sklepu czy apteki i wykonywać w domu oraz poza domem czynności niezbędne do codziennego funkcjonowania; powinny to być takie zachowania, które nie uniemożliwiają osiągnięcia celu zwolnienia lekarskiego, czyli powrotu do zdrowia.
Przykład
Jeśli pracownica przebywała na L4, w czasie którego według zaleceń lekarza musiała leżeć, i w tym czasie przystąpiła do obrony pracy magisterskiej oraz była na ślubie brata, to można domniemywać, iż było to sprzeczne z celem zwolnienia (wyroki SN z: 4 marca 1999 r., I PKN 613/98; 2 kwietnia 1998 r., I PKN 14/98).
Przykład
Dwie nauczycielki korzystające w tym samym czasie ze zwolnień lekarskich (jedno zawierało adnotację: „chory może chodzić”, a drugie: „chory powinien leżeć”) pojechały na wyjazd turystyczny do miejscowości uzdrowiskowej. Pierwsza korzystała ze zwolnienia zgodnie z jego celem, a druga – sprzecznie z nim.
Co można robić, a czego nie na zwolnieniu?
Zachowaniem niezgodnym z celem zwolnienia określić można takiego typu postępowanie, które w powszechnym odczuciu jest nieodpowiednie dla osoby chorej i może nasuwać wątpliwości co do rzeczywistego stanu zdrowia pracownika. Są jednak czynności, które nauczyciel czy inny pracownik może wykonywać w czasie zwolnienia lekarskiego i nie będą stanowiły naruszenia wykorzystywania zwolnienia lekarskiego – patrz tabela.
Tabela. Czynności wykonywanie w czasie zwolnienia lekarskiego
| Zachowania niezgodne z celem zwolnienia | Zachowania zgodne z celem zwolnienia |
|
Za zachowania niezgodne z celem zwolnienia można uznać:
|
Za zachowania zgodne z celem zwolnienia można uznać:
|
|
|
Wątpliwości rozstrzyga ZUS
Jednak w poradnika ZUS czytamy: „Niezależnie, czy lekarz wpisał zalecenie, zgodnie z którym chory musi leżeć, czy chory może chodzić, ubezpieczony niezdolny do pracy z powodu choroby może wykonywać jedynie zwykłe czynności życia codziennego oraz czynności związane z jego stanem zdrowia, np. może udać się na kontrolą wizytę lekarską, do apteki, czy po codzienne zakupy żywności”.
„W sytuacji, gdy z ustaleń kontroli wynika, że w okresie orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby ubezpieczony wykonywał czynności niezbędne dla zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych, gdyż nie było innych domowników mogących te czynności wykonać (np. zakup podstawowych artykułów żywnościowych, realizacja recepty na leki itp.) nie można uznać, że ubezpieczony wykorzystywał zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem”.
Zatem ostateczna decyzja co do danego zachowania należy do dyrektora.
Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego, i wydaje w razie sporu decyzję, od której przysługują środki odwoławcze określone w odrębnych przepisach. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- płatnik składek ma wątpliwości, czy zwolnienie od pracy było wykorzystywane zgodnie z jego celem;
- ubezpieczony nie zgadza się z wynikami kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę;
- występuje o to ubezpieczony lub płatnik.
Kontrolę przeprowadza pracodawca lub osoba przez niego upoważniona
Dyrektor może przeprowadzić kontrolę osobiście lub zlecić ją np. pracownikowi odpowiedzialnemu za sprawy kadrowe – musi wystawić imienne upoważnienie i wskazać okres jego ważności. Upoważnienie uprawnia do wykonywania kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej (§ 8, załącznik nr 1 ww. rozporządzenia - w załączeniu do artykułu).
Kiedy przeprowadzić kontrolę?
Kontrola ta powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki (§ 7 ww. rozporządzenia).
Jak czytamy w poradniku ZUS na temat kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy wykonywanej przez płatników składek należy wytypować przede wszystkim osoby, które
- korzystają często z krótkotrwałych zwolnień lekarskich od pracy,
- uzyskują kolejne zaświadczenia lekarskie od różnych lekarzy,
- korzystają z kolejnych okresów zasiłkowych,
- były już pozbawione prawa do wynagrodzenia za czas choroby, zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego albo świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich od pracy,
- składały poprzednie zwolnienia lekarskie po ustawowym terminie, co skutkowało obniżeniem zasiłku o 25%,
- wobec, których zachodzi podejrzenie, że w czasie zwolnienia od pracy wykonują pracę zarobkową lub wykorzystują zwolnienie lekarskie od pracy niezgodnie z jego celem.
Protokół z kontroli
Jeśli osoba kontrolująca stwierdzi, iż pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie lekarskie w sposób niezgodny z jego celem, sporządza protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia. Protokół należy przedłożyć pracownikowi w celu wniesienia przez niego uwag (§ 9, załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia). W przypadku odmowy pod pisania protokołu, należy sporządzić w tej sprawie adnotację.
Protokołu kontroli nie sporządza się, jeżeli w trakcie przeprowadzania kontroli nie stwierdzono wykonywania pracy zarobkowej ani wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem.
Co zrobić gdy pracownika nie ma w domu lub nie wpuszcza kontrolera?
Jeżeli osoba kontrolowana odmawia wpuszczenia do mieszkania osoby upoważnionej do kontroli należy sporządzić protokół kontroli i zamieścić w nim informację na ten temat.
Gdy pracownik jest nieobecny w domu, w miarę możliwości, kontrolę należy powtórzyć i wyjaśnić przyczynę nieobecności. Nieobecność pracownika pod adresem wskazanym jako miejsce pobytu w okresie niezdolności do pracy nie musi oznaczać, że zwolnienie od pracy jest wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem.
Jak czytamy w poradniku ZUS na temat kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy wykonywanej przez płatników składek: „Jeśli kontrola nie zostanie ponowiona należy zwrócić się do ubezpieczonego o wyjaśnienie przyczyny nieobecności, wyznaczając mu termin na złożenie wyjaśnień. W przypadku odmowy złożenia wyjaśnień dotyczących powodu nieobecności w domu w czasie kontroli albo nieudzielenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie, uznaje się, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane niezgodnie z jego celem.”
Źródło:
- poradnik ZUS „Kontrola wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy wykonywana przez płatnika składek”
Orzecznictwo:
- wyrok Sądu Najwyższego 2 kwietnia 1998 r. (I PKN 14/98),
- wyrok Sądu Najwyższego z 19 kwietnia 2001 r. (I PKN 376/00),
- wyrok Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2009 r. (I PK 137/08),
- wyroki Sądu Najwyższego z 1 lipca 1999 r. (I PKN 136/99),
- wyrok Sądu Najwyższego z 26 września 2001 r. (I PKN 638/00),
- wyrok Sądu Najwyższego z 11 czerwca 2003 r. (I PK 208/02),
- wyroki Sądu Najwyższego z 21 października 1999 r. (I PKN 308/99),
- wyrok Sądu Najwyższego z 1 lipca 1999 r. (I PKN 136/99),
- wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 1998 r. (I PKN 486/97),
- wyrok Sądu Najwyższego z 10 sierpnia 2000 r. (I PKN 757/99),
- wyrok Sądu Najwyższego z 16 listopada 2000 r. (I PKN 44/00).
Podstawa prawna:
Dariusz Skrzyński
26-02-2019
