Pytanie: Czy można wymagać do rodziców (innych opiekunów) podania numeru dowodu osobistego od osób odbierających dzieci ze szkoły?  Czy trzeba wobec osób upoważnionych spełnić obowiązek informacyjny.

Odpowiedź: Tak, można wymagać podania numeru dowodu osobistego osób upoważnionych. Tym samym skoro szkoła wchodzi w posiadanie danych osobowych to również musi zrealizować obowiązek informacyjny z RODO wobec tych osób.

Pozyskiwanie danych osób upoważnionych

Jeżeli chodzi o pozyskiwanie danych osobowych osób upoważnionych do odbioru uczniów ze szkoły, to placówka ma do tego prawo. W takim przypadku rodzic przekazuje określone dane szkole wskazanej przez niego osoby (np. imię i nazwisko lub imię i nazwisko, seria i numer dowodu osobistego). Szkoła jako administrator danych może bowiem pozyskiwać te dane osobowe nie tylko od samego podmiotu danych (osoby upoważnionej), ale także od osób trzecich. W praktyce powstaje problem, czy szkoła musi posiadać zgodę osób upoważnionych do przetwarzania ich danych osobowych. W obiegu funkcjonują dwie interpretacje.

Według pierwszej skoro obowiązujące przepisy nie regulują zagadnienia odbierania ucznia przez osobę upoważnioną przez rodzica nie zachodzi przesłanka przetwarzania tych danych w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W związku z tym placówka do przetwarzania danych osób upoważnionych potrzebuje ich zgody (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 7 RODO).  Zgoda taka może zostać odebrana przy pierwszym kontakcie takiej osoby ze szkołą. Wtedy można również zrealizować obowiązek informacyjny.  

Według drugiej szkoła nie potrzebuje zgody na przetwarzanie danych osobowych osób upoważnionych wskazanych przez rodziców, bo pozyskiwać dane może nie tylko od samych osób upoważnionych, ale również od rodziców. W tym zakresie możliwa jest sytuacja, kiedy to dana osoba wskazana jako upoważniona zażąda usunięcia swoich danych, ale wtedy rodzic będzie musiał upoważnić inną osobę lub sam odbierać dziecko. Jako przesłankę przetwarzania danych osób upoważnionych bez ich zgody wskazuje się art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zapewniając bezpieczeństwo uczniowi placówka oświatowa przetwarza dane w interesie publicznym).

Obowiązek informacyjny

Niezależnie od przyjętej koncepcji szkoła musi spełnić obowiązek informacyjny z art. 14 RODO. Przepis ten wymienia informacje jakie należy przekazać w sytuacji, kiedy przetwarzamy dane pozyskane nie bezpośrednio od osób upoważnionych, a np. od rodziców, Można to zrobić przy pierwszym kontakcie, kiedy dana osoba odbiera dziecko lub w jakiś inny sposób (np. informacja w miejscu odbioru ucznia).

Podstawa prawna:

• art. 6, 14, 17, 21 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Dariusz Skrzyński

10-09-2019