Kolejnym, po ustawie Prawo Oświatowe, niezwykle istotnym aktem prawnym, w którym ostatnie zmiany przepisów odcisnęły swe piętno, jest ustawa Kodeks pracy. Dotyczą one sposobu i katalogu przetwarzanych danych osobowych zarówno pracowników jak i kandydatów do pracy, porządkują także kwestię monitoringu pomieszczeń wykorzystywanych przez organizacje związkowe. Warto się z nimi zapoznać, gdyż podpisana przez Prezydenta RP ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. wprowadza kilka zmian – istotnych z punktu widzenia każdego pracodawcy. I tak, po kolei:
- Zmianie uległ katalog danych, jakie pracodawca pozyskuje od kandydata do pracy, a także już po przyjęciu go do pracy. W aktualnym wykazie nie znajdziemy imion rodziców, a pojawiły się dane kontaktowe, ale to jakie otrzyma pracodawca (adres e-mail czy telefon) zależy od decyzji kandydata. Co więcej informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych (nowość), przebiegu dotychczasowego zatrudnienia żądać należy od kandydata do pracy tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Natomiast bez problemu pracodawca może uzyskać te dane (dotyczące wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia) od osoby już zatrudnionej (Art. 221 . § 2. pkt 4). Ponadto pracownik przekazuje pracodawcy numer rachunku płatniczego, jeżeli nie złożył on wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych - .
- W przepisach określono także, że kandydat do pracy lub pracownik może z własnej inicjatywy przekazać dodatkowe dane osobowe pracodawcy (np. w życiorysie), ale także pracodawca może wystąpić o ich udostępnienie. Dotyczy to tylko danych osobowych innych niż dane sensytywne. Te bowiem, tzw. dane szczególnej kategorii przetwarzania (zgodnie z nowym artykułem - art. 221b. § 1.) mogą być przetwarzane tylko w przypadku gdy sam przekaże je kandydat do pracy lub sam pracownik, wyrażając tym samym zgodę na ich przetwarzanie. UWAGA! Pracodawca może też żądać podania innych danych osobowych – niż te określone w ustawie jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Ponadto pamiętać należy, że osoby przetwarzające dane sensytywne muszą posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (art. 221b. § 3).
- Wprowadzono możliwość pobierania danych biometrycznych od pracownika w sytuacjach, w których podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 221b. § 2).
- Wyłączono możliwość stosowania monitoringu pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej. Natomiast w przypadku monitoringu pomieszczeń sanitarnych, wprowadzenie go wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
- Doprecyzowano także zapisy art. 229. Już teraz w przepisach wprost wskazano, że pracodawca żąda od nowego pracownika, który przyjmowany jest do pracy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, orzeczenia lekarskiego z poprzedniego zakładu pracy oraz skierowania na badania, które jest podstawą wydania tego orzeczenia. Podobnie rzecz się ma w przypadku nawiązywania stosunku pracy przez nowego pracownika bez rozwiązywania go w innym miejscu (praca na dwa etaty). Wtedy to pracownik przedstawia nowemu pracodawcy skierowanie i orzeczenie wydane na potrzeby nawiązywania pierwszego, trwającego stosunku pracy. Co istotne dokumenty te (skierowanie oraz orzeczenie) będą ważne tylko, gdy warunki określone w skierowaniu, odpowiadają warunkom występującym na danym nowym stanowisku pracy. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu na potrzeby zatrudnienia w pierwszym miejscu pracy nie odpowiadają warunkom występującym na danym „nowym” stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania i kieruje ją na badania (art. 229 § 71).
Przedstawione powyżej zmiany nie rewolucjonizują może praw i obowiązków Dyrektora jako pracodawcy, wymagają jednak ujęcia w dokumentacji szkolnej regulującej proces rekrutacji i zatrudniania pracowników oraz zapoznania ze zmianami pracowników, którzy odpowiadają za sprawy kadrowe w szkole. Proszę również pamiętać o pisemnych upoważnieniach dla pracowników przetwarzających dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników (Ci z Państwa, którzy jeszcze takich upoważnień nie przygotowali) i dostosowaniu dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych (rejestry przetwarzania, mapa czynności przetwarzania, rejestr zbiorów – ujęcie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych).
Wypis z ustawy dotyczący wprowadzonych zmian znajduje się poniżej, a ja już dziś zapraszam na kolejną ich odsłonę to jest artykuł pt. „Zmiany w zakresie RODO a ZFŚS”.
"Art. 4. W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:
1) art. 221 otrzymuje brzmienie:
„Art. 221 . § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”;
2) po art. 221 dodaje się art. 221a i art. 221b w brzmieniu:
„Art. 221a. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”.
§ 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
§ 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Art. 221b. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przepis art. 221a § 2 stosuje się odpowiednio.
§ 2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
§ 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.”;
3) w art. 222:
a) po § 1 dodaje się § 11 w brzmieniu:
„§ 11 . Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.”,
b) § 2 otrzymuje brzmienie:
„§ 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.”
c) § 10 otrzymuje brzmienie:
„§ 10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679.”;
4) W art. 229:
a) w § 11 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
„2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.”,
b) po § 12 dodaje się § 13 w brzmieniu:
„§ 13. Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 11 pkt 2 oraz w § 12, aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.”,
c) § 7 otrzymuje brzmienie:
„§ 7. Pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich, o których mowa w § 1, 2 i 5, orzeczenia i skierowania uzyskane na podstawie § 13 oraz skierowania, o których mowa w § 4a.”,
d) po § 7 dodaje się § 71 w brzmieniu:
„§ 71. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu, o którym mowa w § 13, nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.""
Podstawa prawna:
Beata Linowska
16-04-2019
