Wielokrotnie zdarza się, że dyrektor kontaktuje się z pracownikiem na jego prywatny numer telefonu. Czy pracodawca może wykorzystywać do kontaktu prywatny numer telefonu pracownika? Czy może żądać podania jego prywatnego numeru telefonu?
Kodeks pracy dokładnie wskazuje dane, jakie pracodawca może żądać od pracownika. Zgodnie z zapisami art. 221 § 1:
§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
(§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.)
Ponadto § 3. określa, że pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
W katalogu tych danych nie został ujęty wprost prywatny numer telefonu pracownika, zostały wskazane dane do kontaktu – może to być adres e-mail, adres do korespondencji. Zatem jeśli pracownik poda inne dane kontaktowe niż prywatny numer telefonu, to jego podanie będzie miało charakter dobrowolny, a zgodnie z art.. 221a zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.)) – dalej zwanej RODO.
Zatem, aby pracodawca mógł kontaktować się z pracownikiem wykorzystując jego prywatny numer telefonu musi uzyskać zgodę pracownika – na piśmie – gdyż zgodnie z art. 7 RODO ust. 1. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Warto także, aby taka zgoda wskazywała zasady kontaktu. Co więcej kontakt powinien następować w godzinach pracy.
Jeśli natomiast pracownik nie wyrazi zgody na podanie prywatnego numeru kontaktowego lub wycofa zgodę, to zgodnie z art. 221a § 2 nie może być to podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, a dla pracodawcy oznacza zakaz kontaktowania się w ten sposób z pracownikiem (z wyjątkiem sytuacji naglących, które mogą powodować zagrożenie mienia i interesów pracodawcy).
Opracowane na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) podpisanej w dn. 3 kwietnia br. przez Prezydenta, zmieniającej brzmienie art. Art. 221 i wprowadzającej art. 221a do Kodeksu pracy.
Podstawa prawna:
Art. 221 i 221a ustawy dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.).
Beata Linowska
02-04-2019
