Czy pracodawca powinien spełnić obowiązek informacyjny wobec członków rodziny pracownika korzystającego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) w przypadku, gdy będą przetwarzane dane dotyczące jego sytuacji życiowej, rodzinnej (w tym dane członków jego rodziny)? Czy może w tym przypadku będzie miało zastosowanie zwolnienie z tego obowiązku określone w art. 14 ust. 5 lit. c. RODO?

Artykuł 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ww. ustawy). 

Zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach. Administrator powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych (motyw 60). Dlatego art. 13 i 14 RODO nakładają na administratorów obowiązek informowania osób, których dane przetwarzają, o fakcie i okolicznościach przetwarzania danych. Jednocześnie jednak w ww. artykułach przewidziane zostały wyjątki od tego obowiązku.

Zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c. RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS. Wobec tego w takim przypadku można zasadnie rozważać skorzystanie ze wskazanego w art. 14 ust. 5 lit. c RODO zwolnienia.

Więcej informacji na temat ZFŚS uzsykają Państwo na szkoleniu: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – najczęstsze wątpliwości, na które serdecznie zapraszamy.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/225/1734

30-10-2020